Wer kennt es nicht: Der Arbeitstag ist lang, auf dem Arbeitszeitkonto stehen am Ende beispielsweise neun Stunden Anwesenheit. Im System verschwinden davon automatisch 30 oder 45 Minuten. Begründung: Bei mehr als sechs beziehungsweise neun Stunden Arbeitszeit muss eine entsprechende Ruhepause berücksichtigt werden.
Auf dem Papier ist damit alles sauber. Die Pause wurde abgezogen, das Arbeitszeitkonto stimmt wieder und der Arbeitgeber kann sich darauf berufen, dass die gesetzliche Ruhepause berücksichtigt wurde.
Nur was ist, wenn diese 30 oder 45 Minuten tatsächlich gar nicht als Pause genommen wurden?
Genau mit dieser Frage musste sich das Bundesarbeitsgericht beschäftigen. Das Urteil vom 12. Februar 2025 trägt das Aktenzeichen 5 AZR 51/24 und ist auch für die Diskussion über Arbeitszeitkonten von Berufskraftfahrern interessant. Denn das Gericht hat deutlich gemacht, dass ein Eintrag im Zeiterfassungssystem nicht automatisch beweist, dass ein Arbeitnehmer tatsächlich Pause gemacht hat.
Der Fall vor dem Bundesarbeitsgericht
Geklagt hatte eine Assistenzärztin. In ihrem Arbeitszeitkonto wurden Pausen automatisch abgezogen, wenn sie Beginn und Ende einer Pause nicht über das Zeiterfassungssystem dokumentierte. Bei entsprechender Arbeitsdauer wurden 30 beziehungsweise 45 Minuten vom Arbeitszeitkonto entfernt.
Die Ärztin behauptete allerdings, dass sie während dieser Zeiten tatsächlich gearbeitet hatte. Für den Zeitraum von September 2018 bis August 2019 machte sie insgesamt 59 Stunden und drei Minuten Mehrarbeit geltend. Dabei rechnete sie auch die Zeiten als Arbeitszeit mit, für die der Arbeitgeber automatisch Pausen abgezogen hatte.
Der Arbeitgeber argumentierte dagegen, die Pausen seien aufgrund der betrieblichen Regelungen gewährt worden.
Das Bundesarbeitsgericht folgte dieser Argumentation nicht. Es stellte klar, dass aus dem technischen Eintrag „automatisch abgezogene Pause“ nicht hervorgeht, ob der Arbeitnehmer tatsächlich seine Arbeit unterbrochen hat.
Der entscheidende Satz des Urteils lautet:
„Der automatische Abzug von Pausenzeiten ersetzt nicht den Tatsachenvortrag zur Gewährung und Inanspruchnahme der Pausen.“
Eine Pause muss tatsächlich stattfinden
Eine gesetzliche Ruhepause ist keine Rechenoperation.
Nach § 4 Arbeitszeitgesetz muss die Arbeit bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden durch mindestens 30 Minuten Ruhepause unterbrochen werden. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden sind insgesamt mindestens 45 Minuten erforderlich. Die Ruhepausen können in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Außerdem dürfen Arbeitnehmer nicht länger als sechs Stunden hintereinander ohne Ruhepause beschäftigt werden.
Das bedeutet aber nicht: Entsprechende Arbeitszeit erreicht, die vorgeschriebene Pausenzeit vom Konto abziehen und fertig.
Die Pause muss tatsächlich als Unterbrechung der Arbeit stattfinden. Genau hier setzt das Urteil des Bundesarbeitsgerichts an.
Im entschiedenen Fall hatte das Zeiterfassungssystem lediglich automatisch Pausen berücksichtigt. Daraus durfte der Arbeitgeber aber nicht einfach den Schluss ziehen, dass die Beschäftigte diese Pausen auch tatsächlich genommen hatte.
Das BAG verlangte vom Arbeitgeber vielmehr einen konkreten Vortrag dazu, welche Arbeiten der Arbeitnehmerin zu den jeweiligen Zeiten zugewiesen worden waren und wann sie diese Arbeiten tatsächlich nicht ausgeführt hatte. Ein pauschaler Verweis auf den automatischen Systemabzug reichte dafür nicht aus.
Der entscheidende Unterschied zwischen Buchung und tatsächlicher Pause
Genau hier liegt die praktische Bedeutung des Urteils.
Ein Arbeitgeber kann in einem Arbeitszeitkonto eine Pause hinterlegen. Er kann sie auch automatisch durch eine Software abziehen lassen. Damit ist aber noch nicht bewiesen, dass der Arbeitnehmer während dieses Zeitraums tatsächlich von seiner Arbeit freigestellt war.
Das ist ein wichtiger Unterschied.
Wenn ein Arbeitnehmer während des angeblichen Pausenzeitraums weiterarbeitet, wird aus dem automatischen Eintrag nicht nachträglich eine echte Ruhepause.
Das BAG hat dabei nicht generell entschieden, dass automatische Pausenbuchungen unzulässig sind. Entscheidend ist vielmehr, dass ein solcher automatischer Eintrag im Streitfall nicht den Nachweis ersetzt, dass die Pause tatsächlich gewährt und genommen wurde.
Was passiert, wenn der Arbeitnehmer sagt: „Ich habe durchgearbeitet“?
Dann kann der Arbeitgeber nicht einfach auf das Arbeitszeitkonto zeigen und sagen: „Da steht doch Pause.“
Das BAG hat in seinem Urteil die Darlegungslast des Arbeitgebers konkret beschrieben. Der Arbeitnehmer muss zunächst darlegen, wann er gearbeitet hat. Darauf muss der Arbeitgeber substantiiert erwidern und im Einzelnen vortragen, welche Arbeiten er dem Arbeitnehmer zugewiesen hat und wann der Arbeitnehmer diesen Weisungen nicht nachgekommen ist.
Im konkreten Verfahren genügte es dem BAG deshalb nicht, dass der Arbeitgeber mit Nichtwissen bestritt, dass die Ärztin während der automatisch abgezogenen Zeiten gearbeitet hatte.
Das Gericht verwies darauf, dass der Arbeitgeber selbst wissen müsse, welche Aufgaben er der Beschäftigten zu welchen Zeiten zugewiesen hatte. Der automatische Pausenabzug konnte diese Kenntnis nicht ersetzen.
Für die Praxis ist das ein wichtiger Unterschied.
Ein Arbeitszeitkonto dokumentiert Zeiten. Ein automatisch erzeugter Pauseneintrag ist aber nicht automatisch der Beweis dafür, dass der Arbeitnehmer in diesem Zeitraum tatsächlich nicht gearbeitet hat.
Arbeitszeiterfassung wird damit noch wichtiger
Das Urteil steht außerdem nicht isoliert im Raum. Bereits 2022 hatte das Bundesarbeitsgericht im Verfahren 1 ABR 22/21 festgestellt, dass Arbeitgeber aufgrund von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.
Die Arbeitszeiterfassung soll gerade nachvollziehbar machen, wann tatsächlich gearbeitet wurde.
Eine Zeiterfassung verliert diesen Zweck aber, wenn ein automatisch erzeugter Pauseneintrag anschließend als Beweis dafür behandelt wird, dass in dieser Zeit tatsächlich nicht gearbeitet wurde.
Genau diese Unterscheidung macht das Urteil des BAG deutlich.
Für Arbeitnehmer zählt die tatsächliche Arbeitszeit
Ob eine Pause tatsächlich stattgefunden hat, entscheidet sich nicht allein anhand einer nachträglichen Buchung im Arbeitszeitkonto. Entscheidend ist, ob der Arbeitnehmer seine Arbeit tatsächlich unterbrechen konnte und die Pause auch entsprechend in Anspruch genommen wurde.
Ein Arbeitnehmer kann beispielsweise während eines automatisch abgezogenen Pausenzeitraums weiterhin Arbeitsaufgaben erledigen. Dann reicht es nicht aus, im Arbeitszeitkonto lediglich eine Pause auszuweisen.
Genau hier liegt die praktische Bedeutung des BAG-Urteils: Die technische Erfassung und die tatsächlichen Arbeitsabläufe müssen zusammenpassen. Ein automatisch erzeugter Pauseneintrag kann nicht den Nachweis ersetzen, dass die Pause tatsächlich gewährt und genommen wurde.
Was bedeutet das für Berufskraftfahrer?
Für Berufskraftfahrer kommt zusätzlich die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 ins Spiel.
Nach Artikel 7 muss ein Fahrer nach einer Lenkdauer von viereinhalb Stunden grundsätzlich eine ununterbrochene Fahrtunterbrechung von mindestens 45 Minuten einlegen, sofern er keine Ruhezeit einlegt. Diese Unterbrechung kann grundsätzlich auch in eine Pause von mindestens 15 Minuten und anschließend mindestens 30 Minuten aufgeteilt werden.
Dabei ist entscheidend, was eine solche Fahrtunterbrechung überhaupt bedeutet. Artikel 4 Buchstabe d der Verordnung definiert sie als Zeitraum, in dem der Fahrer keine Fahrtätigkeit und keine anderen Arbeiten ausführen darf und der ausschließlich der Erholung dient. „Andere Arbeiten“ sind dabei nach Artikel 4 Buchstabe e unter anderem die als Arbeitszeit definierten Tätigkeiten.
Das hat für den Fahrer eine ganz praktische Konsequenz.
Steht der Lkw beispielsweise an einer Rampe und wird be- oder entladen, ist diese Zeit nicht allein deshalb eine Fahrtunterbrechung, weil der Fahrer gerade nicht fährt. Muss der Fahrer selbst beim Be- oder Entladen tätig werden, die Ladung sichern, den Ladevorgang überwachen oder andere Arbeiten ausführen, handelt es sich um Tätigkeiten, die mit einer Fahrtunterbrechung nach Artikel 7 nicht vereinbar sind.
Auch ein automatisch eingetragener 45-Minuten-Pausenblock im Arbeitszeitkonto ändert daran nichts.
Die Fahrtunterbrechung nach der Verordnung 561/2006 muss tatsächlich als Unterbrechung der Fahrtätigkeit und der anderen Arbeiten genommen werden. Eine Software kann diese Zeit zwar entsprechend aufzeichnen. Sie kann aber nicht dadurch aus Arbeitszeit eine Fahrtunterbrechung machen, dass sie den Zeitraum entsprechend verbucht.
Das BAG-Urteil betrifft zwar keinen Berufskraftfahrer. Seine Aussage zum automatischen Pausenabzug ist aber nicht auf eine bestimmte Berufsgruppe beschränkt: Eine Software kann eine Pause buchen. Ob tatsächlich Pause gemacht wurde, entscheidet sich dadurch allein nicht.
Das bedeutet nicht, dass jeder automatische Pausenabzug verboten ist
Hier sollte man genau hinschauen. Aus dem Urteil lässt sich nicht ableiten, dass sämtliche automatischen Pausenbuchungen grundsätzlich verboten sind.
Das Bundesarbeitsgericht hat kein allgemeines Verbot automatischer Pausenbuchungen ausgesprochen. Entscheidend ist vielmehr, welche Aussage einem solchen Eintrag im Streitfall zukommt.
Die Aussage des Gerichts ist klar:
Ein automatischer Pausenabzug beweist nicht, dass die Pause tatsächlich gewährt und genommen wurde.
Wenn ein Arbeitgeber eine Pause tatsächlich organisiert, dem Beschäftigten ermöglicht und die tatsächliche Arbeitsunterbrechung nachvollziehbar dokumentiert wird, ist das etwas anderes als ein System, das nach einer bestimmten Arbeitsdauer lediglich automatisch Zeit vom Konto abzieht.
Der technische Eintrag allein ersetzt jedenfalls nicht den notwendigen Tatsachenvortrag zur tatsächlichen Pause.
Was bleibt vom Urteil?
Die eigentliche Botschaft des Bundesarbeitsgerichts ist weniger spektakulär als die Überschrift „Pausenabzug verboten“, dafür aber wesentlich belastbarer:
Eine Pause kann nicht allein durch einen Buchungsvorgang entstehen.
Wenn ein Arbeitnehmer konkret vorträgt, während einer automatisch abgezogenen Pausenzeit gearbeitet zu haben, muss sich der Arbeitgeber damit auseinandersetzen. Er kann sich nicht allein darauf zurückziehen, dass sein Zeiterfassungssystem für diesen Zeitraum eine Pause ausweist.
Für Arbeitnehmer bedeutet das nicht, dass jede abgezogene Pause nachträglich als Arbeitszeit bezahlt werden muss. Wer tatsächlich eine Ruhepause genommen hat, kann diese nicht einfach nachträglich zur Arbeitszeit erklären.
Wenn aber eine Pause lediglich auf dem Papier existiert und der Arbeitnehmer nachweisbar weitergearbeitet hat, reicht der automatische Abzug als Begründung nicht aus.
Und genau deshalb sollte man bei Arbeitszeitkonten nicht nur auf die Zahl am Ende des Tages schauen. Man sollte sich ansehen, wie diese Zahl überhaupt entstanden ist.
Denn zwischen „Pause gebucht“ und „Pause tatsächlich gemacht“ kann ein erheblicher Unterschied liegen.
