Digitaler Fahrzeugschein im Speditionsbetrieb: Kann die i-Kfz-App das Anhängerverzeichnis ersetzen?
Wer in einem Speditionsbetrieb arbeitet, kennt das Problem. Ein Zugfahrzeug fährt vielleicht über längere Zeit mit demselben Fahrer. Bei Aufliegern und Anhängern sieht die Realität allerdings häufig ganz anders aus.
Heute zieht Fahrer A den Auflieger 4711, morgen übernimmt Fahrer B denselben Auflieger. Danach steht der Auflieger wieder auf dem Hof und wird mit einer anderen Zugmaschine eingesetzt. Der Fahrzeugschein muss trotzdem beim Fahrzeug beziehungsweise beim Fahrer vorhanden sein.
Genau an dieser Stelle wird die Sache interessant. Denn seit März 2026 können auch Unternehmen den digitalen Fahrzeugschein über die i-Kfz-App nutzen. Das Bundesverkehrsministerium nennt ausdrücklich Unternehmen und Fuhrparkbetreiber als Anwendungsfall. Mehrere Fahrzeugscheine können dabei verwaltet und an verschiedene Fahrer weitergegeben werden.
Für einen Speditionsbetrieb stellt sich deshalb eine ganz praktische Frage: Kann die i-Kfz-App eine Lösung für die vielen Fahrzeugscheine der Auflieger sein?
Eine Kopie des Fahrzeugscheins reicht nicht
Der Hintergrund ist schnell erklärt. In vielen Betrieben liegen von den Aufliegern Kopien der Zulassungsbescheinigung Teil I im Fahrzeug. Das ist praktisch, rechtlich ersetzt eine solche Kopie den vorgeschriebenen Fahrzeugschein aber nicht.
Nach § 13 Absatz 6 der Fahrzeug-Zulassungsverordnung muss die Zulassungsbescheinigung Teil I von der Person mitgeführt werden, die das Fahrzeug führt. Für mehrere Anhänger desselben Halters gibt es allerdings eine ausdrücklich vorgesehene Alternative: Auf Antrag kann die Zulassungsbehörde ein Anhängerverzeichnis ausstellen. Wird dieses bei einer Kontrolle vorgelegt, genügt es anstelle der einzelnen Zulassungsbescheinigungen. Ist aber meist recht teuer und braucht Zeit, bis das ganze bearbeitet ist.
Genau dieses Anhängerverzeichnis ist für Speditionen interessant, weil damit mehrere Anhänger beziehungsweise Auflieger eines Halters über ein gemeinsames Dokument abgedeckt werden können.
Allerdings ist die Ausstellung und Verwaltung eines solchen Verzeichnisses mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Deshalb lohnt sich inzwischen der Blick auf die digitale Variante.
Der digitale Fahrzeugschein funktioniert auch bei Lkw und Aufliegern
Der digitale Fahrzeugschein ist nicht auf klassische Pkw beschränkt. Nach den aktuellen Informationen des Bundesverkehrsministeriums kann er für alle Fahrzeugklassen ausgestellt werden. Damit ist die Anwendung grundsätzlich auch für Nutzfahrzeuge, Anhänger und Sattelauflieger interessant.
Der digitale Fahrzeugschein ist dabei keine selbst erstellte PDF-Datei und auch kein Foto des Papierdokuments. Er wird über die i-Kfz-App bereitgestellt und kann bei einer Kontrolle direkt in der App angezeigt werden.
Das ist ein entscheidender Unterschied zu einer einfachen Kopie im Fahrerhaus, zumal es in einer Kontrolle 10 € kostet, sollte ein kontrollierender Beamter darauf achten.
Der digitale Fahrzeugschein erfüllt innerhalb Deutschlands die Mitführungspflicht der Zulassungsbescheinigung Teil I. Bei einer Kontrolle kann der Fahrer den Fahrzeugschein auf seinem Smartphone anzeigen. Das Smartphone muss dabei nicht aus der Hand gegeben werden. Die Polizei kann zusätzlich über die App verschiedene Datenbereiche aufrufen lassen, um die Echtheit des digitalen Dokuments zu überprüfen.
Was sich für Unternehmen seit 2026 geändert hat
Bis Anfang 2026 war der digitale Fahrzeugschein vor allem auf die klassische Situation ausgelegt: Eine Privatperson besitzt ein Fahrzeug und lädt dessen Fahrzeugschein über die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises in die App.
Für einen Speditionsbetrieb ist dieses Verfahren natürlich wenig praktikabel. Der Fahrer ist schließlich nicht der Halter des Aufliegers.
Seit dem 3. März 2026 können deshalb auch juristische Personen den digitalen Fahrzeugschein nutzen. Das Bundesverkehrsministerium nennt dabei ausdrücklich den Mehrfahrerbetrieb und die Verwaltung mehrerer Fahrzeuge.
Damit wird die Sache für Speditionen wesentlich interessanter.
So kann eine Spedition die Fahrzeugscheine auf die Fahrer verteilen
Der erste Schritt erfolgt auf Unternehmensseite. Eine Spedition kann die i-Kfz-App für ihre Firmenfahrzeuge nutzen. Für juristische Personen gibt es dafür einen speziellen Weg über einen QR-Code. Dieser kann im Rahmen eines i-Kfz-Vorgangs erzeugt werden. Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung können sich außerdem über das Unternehmenskonto und die ELSTER-Technologie anmelden und einen solchen QR-Code erzeugen. Alternativ kann der QR-Code auch bei der zuständigen Zulassungsstelle erhältlich sein.
Auf dem jeweiligen Smartphone wird anschließend die i-Kfz-App installiert. Dort wird über „Dokument hinzufügen“ der weitere Vorgang gestartet. Die App führt den Nutzer durch die notwendigen Schritte.
Damit lassen sich die digitalen Fahrzeugscheine des Unternehmens auf den entsprechenden Geräten hinterlegen. Ein wichtiger Punkt für Speditionen: Die Anzahl der Fahrzeugscheine, die in einer i-Kfz-App gespeichert werden können, ist laut Bundesverkehrsministerium unbegrenzt.
Das bedeutet beispielsweise, dass auf einem Firmenhandy nicht nur ein einzelner Auflieger hinterlegt werden muss. Es können mehrere Fahrzeuge beziehungsweise Auflieger in derselben App vorhanden sein.
Der Auflieger wechselt den Fahrer? Dann kann auch der digitale Fahrzeugschein mitwechseln
Genau hier liegt für einen Speditionsbetrieb wahrscheinlich der größte praktische Vorteil.
Angenommen, Auflieger 4711 wird heute von Fahrer Müller gefahren. Der digitale Fahrzeugschein befindet sich auf dessen Smartphone. Am nächsten Tag übernimmt Fahrer Schmidt denselben Auflieger.
Der Fahrzeugschein muss deshalb nicht als Papierkopie im Fahrerhaus liegen bleiben. Der Halter kann den digitalen Fahrzeugschein über die i-Kfz-App mit einem anderen Nutzer teilen.
Dafür wird beim entsprechenden Fahrzeugschein die Funktion „Fahrzeugschein teilen“ ausgewählt. Die App erzeugt anschließend entweder einen QR-Code für die Übergabe vor Ort oder einen Link für die digitale Weitergabe. Für die Weitergabe kann außerdem ein Zeitlimit festgelegt werden. Die innerhalb der App erzeugten QR-Codes und Links sind 24 Stunden gültig.
Das lässt sich beliebig oft wiederholen. Es gibt nach Angaben des Bundesverkehrsministeriums kein Limit für die Anzahl der Weitergaben.
Für einen wechselnden Fuhrpark könnte daraus ein ziemlich einfacher Ablauf entstehen: Der Auflieger wird dem Fahrer zugeteilt und anschließend wird der dazugehörige digitale Fahrzeugschein auf dessen Smartphone bereitgestellt.
Einen wichtigen Haken gibt es
Ganz so flexibel wie eine klassische Fuhrparksoftware ist die i-Kfz-App allerdings nicht.
Ein digitaler Fahrzeugschein kann nicht einfach von einem Fahrer an den nächsten Fahrer weitergereicht werden. Wer einen Fahrzeugschein lediglich von einer anderen Person erhalten hat, kann diesen nicht seinerseits weitergeben. Die Weitergabe kann nur von der Person erfolgen, die den digitalen Fahrzeugschein ursprünglich heruntergeladen hat und auf die das Fahrzeug zugelassen ist.
Für eine Spedition bedeutet das: Die zentrale Stelle im Unternehmen muss die Kontrolle über die Fahrzeugscheine behalten.
Der Fahrer kann den ihm zugewiesenen Fahrzeugschein verwenden. Wenn der Auflieger anschließend zu einem anderen Fahrer wechselt, muss die Weitergabe wieder über die dazu berechtigte Stelle erfolgen.
Das ist ein wichtiger Unterschied zu einer klassischen Papiermappe, die einfach von einem Fahrer zum nächsten weitergereicht werden kann.
Ein Beispiel aus dem Speditionsalltag
Nehmen wir einen Betrieb mit 20 Zugmaschinen und 40 Aufliegern.
Fahrer Müller bekommt morgens Auflieger 4711. Auf seinem Firmenhandy befindet sich bereits der digitale Fahrzeugschein dieses Aufliegers. Am Nachmittag wird der Auflieger auf dem Hof abgestellt.
Am nächsten Morgen übernimmt Fahrer Schmidt denselben Auflieger. Der Disponent beziehungsweise die zuständige Person im Unternehmen gibt den digitalen Fahrzeugschein erneut über die i-Kfz-App an Schmidt weiter.
Schmidt scannt den QR-Code mit seiner i-Kfz-App und kann den Fahrzeugschein anschließend auf seinem Gerät anzeigen.
Wenn Schmidt später einen anderen Auflieger übernimmt, kann auch dessen digitaler Fahrzeugschein in seiner App vorhanden sein. Die Anzahl der gespeicherten Fahrzeugscheine ist nicht begrenzt.
Damit könnte ein Fahrer durchaus mehrere Auflieger in seiner App haben, ohne dass für jeden einzelnen ein Papierdokument im Fahrerhaus herumliegen muss.
Was ist dann mit dem Anhängerverzeichnis?
Hier sollte man allerdings sauber unterscheiden.
Das Anhängerverzeichnis und der digitale Fahrzeugschein sind nicht dasselbe Dokument und auch rechtlich nicht dieselbe Konstruktion.
Das Anhängerverzeichnis ist in § 13 Absatz 2 FZV ausdrücklich geregelt. Es wird auf Antrag von der Zulassungsbehörde für einen Halter mit mehreren Anhängern ausgestellt und enthält die vorgeschriebenen Fahrzeugdaten. Nach § 13 Absatz 6 genügt bei den dort genannten Voraussetzungen die Vorlage dieses Verzeichnisses anstelle der einzelnen Zulassungsbescheinigungen.
Der digitale Fahrzeugschein verfolgt dagegen einen anderen Ansatz. Hier wird der jeweilige Fahrzeugschein digital auf einem Smartphone bereitgestellt.
Für einen Speditionsbetrieb stellt sich deshalb nicht nur die Frage, was technisch funktioniert. Entscheidend ist auch, welches Verfahren der Betrieb organisatorisch einsetzen möchte und welche Fahrzeuge welchem Fahrer zugeordnet sind.
Die Aussage einer Zulassungsstelle, dass die i-Kfz-App für einen solchen Fuhrpark genutzt werden kann, sollte deshalb nicht dahingehend verstanden werden, dass die App das gesetzlich vorgesehene Anhängerverzeichnis einfach abschafft. Sie bietet vielmehr eine zusätzliche digitale Möglichkeit, die Mitführung der jeweiligen Zulassungsbescheinigung Teil I zu organisieren.
Was passiert bei einem neuen Smartphone?
Auch das sollte eine Spedition berücksichtigen.
Die Daten der i-Kfz-App werden beim Wechsel des Geräts nicht automatisch auf das neue Smartphone übertragen. Der digitale Fahrzeugschein muss auf dem neuen Gerät erneut hinzugefügt werden. Wird das Dokument dort erfolgreich hinzugefügt, wird die Version auf dem alten Gerät automatisch deaktiviert. Bereits weitergegebene digitale Fahrzeugscheine werden dadurch ebenfalls zurückgezogen und müssen anschließend erneut verteilt werden.
Für einen Betrieb mit Firmenhandys bedeutet das: Ein Gerätetausch sollte nicht einfach nebenbei passieren. Das neue Gerät muss anschließend wieder korrekt eingerichtet werden.
Bei einer Kontrolle sollte der Fahrer nicht einfach einen Screenshot zeigen
Auch hier gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen dem digitalen Fahrzeugschein und einem gespeicherten Bild.
Bei einer Kontrolle soll der Fahrer den digitalen Fahrzeugschein direkt in der i-Kfz-App aufrufen. Das Bundesverkehrsministerium weist ausdrücklich darauf hin, dass die kontrollierende Person das Smartphone nicht in die Hand nehmen muss. Stattdessen kann der Fahrer innerhalb der App verschiedene Bereiche öffnen und die dort hinterlegten Fahrzeug- und Halterdaten anzeigen. So kann überprüft werden, dass es sich nicht lediglich um einen Screenshot oder ein selbst erstelltes Bild handelt.
Ein Screenshot des Fahrzeugscheins ist deshalb keine gleichwertige Alternative.
Offline funktioniert die Anzeige ebenfalls
Interessant für Berufskraftfahrer ist außerdem, dass der digitale Fahrzeugschein auch ohne Internetverbindung angezeigt werden kann. Die App erlaubt im Offline-Modus die Anzeige des bereits vorhandenen Dokuments.
Neue Fahrzeugscheine können offline allerdings nicht heruntergeladen oder geteilt werden. Für die eigentliche Übergabe zwischen zwei Fahrern sollte deshalb eine bestehende Datenverbindung vorhanden sein.
Für den Kontrollfall ist das trotzdem praktisch. Wenn der Fahrer bereits unterwegs ist und gerade kein Mobilfunknetz vorhanden ist, muss er nicht deshalb wieder zum Papierdokument greifen.
Ein wichtiger Unterschied zum Ausland
Für Speditionen mit ausschließlich innerdeutschem Verkehr ist die neue Möglichkeit besonders interessant. Wer dagegen mit dem Lkw oder Anhänger ins Ausland fährt, muss weiterhin die Papierform mitführen.
Der digitale Fahrzeugschein wird derzeit nur innerhalb Deutschlands anerkannt. Bei internationalen Fahrten bleibt deshalb der Papier-Fahrzeugschein erforderlich.
Für einen rein innerdeutschen Fuhrpark fällt diese Einschränkung dagegen kaum ins Gewicht.
Für Speditionen könnte sich damit einiges vereinfachen
Der digitale Fahrzeugschein ist damit mehr als eine Spielerei für Privatfahrer, die keine Lust mehr auf das Suchen im Handschuhfach haben.
Gerade bei wechselnden Aufliegern entsteht ein konkreter Anwendungsfall. Ein Unternehmen kann mehrere digitale Fahrzeugscheine verwalten und diese den jeweiligen Fahrern zur Verfügung stellen. Der Fahrer benötigt keine selbst angefertigte Kopie mehr und muss auch nicht zwangsläufig einen Papier-Fahrzeugschein für jeden kurzfristig übernommenen Auflieger im Fahrerhaus liegen haben.
Ganz ohne Organisation funktioniert das allerdings nicht. Die Spedition muss festlegen, wer die digitalen Fahrzeugscheine verwaltet und wer sie an die Fahrer weitergibt. Denn ein bereits geteilter Fahrzeugschein kann nicht vom Empfänger an den nächsten Fahrer weitergereicht werden.
Für einen überschaubaren Fuhrpark kann das trotzdem eine interessante Lösung sein.
Und vielleicht ist genau das der Punkt, der im normalen Pkw-Betrieb leicht übersehen wird: Bei einem privaten Auto muss man den Fahrzeugschein einmal digitalisieren und hat anschließend Ruhe. In einer Spedition mit Zugmaschinen, Anhängern und Aufliegern geht es dagegen um eine ständig wechselnde Zuordnung zwischen Fahrzeug und Fahrer.
Dass die i-Kfz-App inzwischen genau diesen Mehrfahrerbetrieb und die Nutzung durch Unternehmen unterstützt, macht sie deshalb auch für den klassischen Speditionsalltag interessant. Das Bundesverkehrsministerium nennt Unternehmen und Fuhrparkbetreiber ausdrücklich als Zielgruppe der neuen Funktion.
