Ein Unterschied zwischen Übernachtungspauschale und Verpflegungspauschale liegt darin, dass die eine den Unterkunftsaufwand abdeckt, die andere die Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise. Beide sind steuerlich unterschiedlich geregelt und wirken sich verschieden auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer aus.

Übernachtungspauschale vs. Verpflegungspauschale: Ein umfassender Leitfaden für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Dienstreisen gehören für viele Berufsgruppen zum Alltag – ob bei Berufskraftfahrern, Monteuren, Außendienstmitarbeitern oder Projektleitern. Dabei entstehen regelmäßig zwei Arten von Kosten: Ausgaben für die Unterkunft und für die Verpflegung unterwegs. Der Gesetzgeber hat dafür Pauschalen eingeführt, um die Abrechnung einfacher und steuerlich einheitlich zu gestalten.

In diesem Artikel kläre ich ausführlich den Unterschied zwischen Übernachtungspauschale und Verpflegungspauschale und gehe außerdem auf die Pflichten des Arbeitgebers ein, wenn dieser keine Verpflegungspauschalen auszahlt.

Was ist die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale ist ein steuerlicher Ansatz, der die Kosten für die Unterkunft während einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit abdeckt.

• In Deutschland gilt grundsätzlich: Nur die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten können gegen Nachweis (Hotelrechnung, Quittung) steuerfrei erstattet oder in der Steuererklärung angesetzt werden.
• Eine Pauschale ohne Nachweis wird in Deutschland im Inland in der Regel nicht anerkannt. Anders ist es bei Auslandsreisen: Hier gibt es für jedes Land pauschale Übernachtungssätze, die vom Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht werden.
• Für uns als Fahrpersonal im Fernverkehr gibt es eine Besonderheit: Wir dürfen eine Übernachtungspauschale von derzeit 8 € pro Nacht im Fahrzeug ansetzen, wenn keine Hotelkosten entstehen.

Was ist die Verpflegungspauschale?

Die Verpflegungspauschale (umgangssprachlich auch „Spesen“) regelt den steuerfreien Ausgleich für zusätzliche Kosten der Ernährung, die während einer Dienstreise entstehen.

• Sie ist nicht für die gesamten Mahlzeiten gedacht, sondern ausschließlich für den Mehraufwand, der dadurch entsteht, dass man nicht zu Hause, sondern unterwegs essen muss.
• Im Inland gelten derzeit feste Pauschbeträge:
  • 14 € bei Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden
  • 28 € bei ganztägigen Abwesenheiten (24 Stunden)
• Für Auslandsreisen gelten je nach Land eigene, oft deutlich höhere Sätze.
• Einzelnachweise wie Restaurantquittungen sind nicht erforderlich, da es sich um Pauschbeträge handelt.

Hauptunterschiede im Überblick

Verpflichtungen des Arbeitgebers bei nicht gezahlter Verpflegungspauschale

Ein verbreitetes Missverständnis ist, dass Arbeitgeber verpflichtet wären, Verpflegungspauschalen auszuzahlen. Tatsächlich besteht keine gesetzliche Pflicht, diese Spesen zu gewähren. Der Arbeitgeber muss also nicht von sich aus eine Verpflegungspauschale zahlen.

Allerdings entstehen daraus folgende Konstellationen:

1. Freiwillige Erstattung durch den Arbeitgeber

   • Zahlt der Arbeitgeber die Pauschalen, geschieht das steuerfrei und ist für beide Seiten unkompliziert.
   • Die Auszahlung zählt nicht als Arbeitslohn und erhöht nicht die Steuerlast des Arbeitnehmers.

2. Keine Erstattung durch den Arbeitgeber

   • In diesem Fall kann der Arbeitnehmer die Pauschbeträge selbst in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
   • Der Nachteil: Ein echter finanzieller Ausgleich erfolgt erst mit der Steuererstattung, was einige Monate dauern kann.
   • Der Arbeitgeber muss einen Nachweis über nicht gezahlte Spesen ausstellen!

3. Verpflichtung bei vertraglicher Regelung oder Tarifvertrag

   • Wenn tarifvertraglich, in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag eine Verpflichtung zur Zahlung von Spesen vereinbart ist, muss der Arbeitgeber diese selbstverständlich zahlen.
   • Bei Berufskraftfahrern im güterbefördernden Gewerbe ist häufig in Tarifverträgen geregelt, dass Spesen oder Pauschalen fester Bestandteil der Vergütung sind.

Beispielrechnungen: 3-Tage-Dienstreise

Szenario 1: Mit Verpflegungspauschale durch den Arbeitgeber

• Tag 1: Anreise, Abwesenheit > 8 Stunden → 14 €
• Tag 2: Ganztägige Abwesenheit → 28 €
• Tag 3: Rückreise, Abwesenheit > 8 Stunden → 14 €

Summe Verpflegungspauschale: 56 €

Zusätzlich Übernachtung:

• 2 Nächte im Lkw → je 8 € Pauschale = 16 €

Gesamt (steuerfrei gezahlt): 72 €

Szenario 2: Ohne Zahlung durch den Arbeitgeber

• Gleiche Berechnung wie oben: 56 € Verpflegung + 16 € Übernachtung
• Summe: 72 €, aber nicht direkt ausgezahlt.
• Arbeitnehmer setzt diese Beträge in der Steuererklärung an und erhält die steuerliche Entlastung erst mit dem Jahresbescheid.

Szenario 3: Hotelübernachtung statt Lkw

• Verpflegungspauschale: 56 €
• Tatsächliche Hotelkosten: 2 Nächte à 75 € = 150 € (mit Belegen nachweisbar)
• Arbeitgeber kann diese 150 € steuerfrei erstatten oder Arbeitnehmer setzt sie in der Steuererklärung an.

Gesamt: 206 €

Weitere Regelungen

• Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
  Gibt der Arbeitgeber Essen aus, wird die Verpflegungspauschale reduziert:
  • Frühstück: 20 %, Mittagessen und Abendessen: je 40 % des Tagespauschbetrages.
• Steuerliche Vorteile für beide Seiten
  Arbeitgeber können steuerfreie Spesen zahlen, Arbeitnehmer profitieren von höherem Netto.

Fassen wir mal zusammen

Die Übernachtungspauschale deckt Unterkunftskosten ab, die Verpflegungspauschale den Mehraufwand für Essen unterwegs.
Arbeitgeber müssen Spesen nur zahlen, wenn es vertraglich oder tariflich geregelt ist. Ansonsten können Arbeitnehmer die Pauschalen in der Steuererklärung geltend machen.

Die Beispielrechnungen zeigen, wie groß der Unterschied zwischen einer sofortigen Auszahlung durch den Arbeitgeber und einer späteren Steuererstattung sein kann – für Vielreisende oder uns Berufskraftfahrer kann das mehrere Hundert Euro pro Monat bedeuten.